Как Coca-Cola HBC Russia ускорила поставки в «Пятерочку» в 10 раз

«Достичь оперативного попадания товара на полки магазина и в руки покупателя можно благодаря своевременному планированию и согласованию графика поставок в электронном виде, – отметила в своем выступлении на ECR форуме Анна Рудометова, имплант-менеджер отдела по развитию сотрудничества с клиентами Coca-Cola HBC Russia. – Процесс ускоряется буквально в 10 раз, если между контрагентами формируется электронное взаимодействие по технологии EDI».

Сам по себе механизм поставки, по своей сути, представляет довольно сложный путь к потребителю: момент производства, размещение на складе, транспортировку. Множество деталей из-за многозадачности остается в невидимой зоне. «Мы стремимся к тому, чтобы оказывать наилучший сервис нашим клиентам, и постоянно работаем над внедрением инновационных решений. Чтобы максимально оптимизировать цепочку поставок необходимо добиться синергии в двустороннем обмене данными, который в нашем случае удалось достичь за счет внедрения сервиса «Электронный график поставок» с магазинами «Пятерочка», реализованного совместно с провайдером «Э-КОМ», – заметила Анна.

В основе работы такого сервиса лежит взаимодействие между поставщиком и торговой сетью (ТС) посредством платформы электронного документооборота Evolution 3.0. Информация по графику теперь доступна с любого компьютерного и мобильного устройства, ее можно оперативно ранжировать по регионам, GLN-номерам (глобальный номер места нахождения, который идентифицирует юридическое лицо и физический объект), наименованиям магазинов. Также все данные готовы к выгрузке в файлы Excel. Работа по согласованию проходит быстрее и проще, а продукт благодаря этому вовремя оказывается на полке. Это позволяет обеспечить оперативную окупаемость и реализацию товара, а значит и довольного покупателя.

Если говорить о предпосылках запуска проекта, то важно учитывать, каким образом происходил обмен файлами до внедрения EDI-технологий. Каждая операция по согласованию графиков поставок до достижения договоренностей могла занимать от двух дней до нескольких недель, поскольку в основном использовалась электронная почта.

По словам Сергея Русяева, руководителя направления по оптимизации движения товара X5 Retail Group («Пятерочка»), «поставщики и сеть постоянно сталкиваются с проблемами, изменение графиков поставки представляет собой сложный процесс взаимодействия, в рамках которого отсутствует понимание на каком этапе, по какой причине и в какой момент времени может произойти остановка цепочки согласования».

«Поэтому было принято решение изменить и максимально автоматизировать процесс согласования графиков, – рассказал о предпосылках и деталях разработки проекта Сергей Русяев. – На первом этапе была проведена встреча с поставщиками и EDI-провайдерами, сформированы технические требования к информационным системам. На втором этапе мы получили прототип с возможностью тестового запуска функционала. По результатам пилота выявили основные проблемы и дали предложения по улучшению, на основании которых команды разработчиков внесли дополнительные изменения как в программное обеспечение ТС, так и в интеграционные модули EDI-провайдера. В итоге на веб-платформе мы получили отдельный интерфейс, который адаптирован для поставщиков под работу с графиками в режиме онлайн».

По заявлению специалистов провайдера «Э-КОМ», предложивших использовать EDI-технологии как базовый инструмент для реализации проекта, функционал позволяет поставщикам вносить корректировки в графики для сети, либо согласовывать те изменения, которые ритейлер утверждает для своих магазинов.

В процессе согласования теперь участвуют всего два подразделения – логистика поставщика и логистика сети – против четырех до внедрения EDI. Все графики подтверждаются в течение одного дня с момента отправки запроса и уже через двое суток торговая точка готова принимать товар. Оптимизация процесса по времени ожидания ответа на запрос стала минимальной. На сегодняшний день решение «Электронный график поставок» после успешной реализации в ТС «Пятерочка» уже заинтересовало многих участников рынка ритейла. Такие данные были получены в рамках проведения пилотного этапа. Обратная связь от поставщиков показала факт вовлеченности в процесс и готовности работать над улучшением функционала технологии. Сейчас проект находится на финальном этапе тестирования, после которого всех поставщиков X5 Retail Group планирует переводить на онлайн-формат работы.

Напомним, что именно X5 Retail Group называют пионером большинства инноваций в рамках организации электронного документооборота. На счету компании реализовано уже более 50 проектов по различным направлениям: от логистики до маркетинговых услуг. Совместно с провайдером «Э-КОМ» у ритейлера сегодня в реализации, помимо «Электронного графика поставок», внедрение УПД, которое позволит реализовать пакет универсального передаточного документа в одном из вариантов: счет-фактура, первичный учетный документ, счет-фактура и первичный документ.