Методы и системы тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент начинается с готовности меняться. Управлять временем легко, пока вы совершаете действия.

Вы можете обучать других и улучшать собственное управление временем через лучшее планирование, расстановку приоритетов, делегирование, контроль над окружающей вас обстановкой, понимание себя и определение, что вы измените в своих привычках, режиме и мироощущении.

Ключ к успешному тайм-менеджменту – планирование и затем соблюдение распланированного времени. Люди, которые говорят, что им не хватает времени, не планируют или не в состоянии твёрдо следовать запланированному времени. Если вы будете планировать, что сделать и когда, и затем придерживаться этого, то у вас будет время. Тайм-менеджмент затрагивает и поддержание или восстановление вашей окружающей среды. Для людей, к которым выдвигается много требований, особенно со стороны других отделов, менеджеров, клиентов и т.д., тайм-менеджмент требует дипломатичного управления ожиданиями других. Тайм-менеджмент заключается, скорее, в создании условий для вашей окружающей среды, чем в разрешении вашей окружающей среде обусловливать вас. Если вы допускаете — и принимаете без вопросов — вмешательства и требования других, тогда вы фактически поощряете их продолжать эксплуатировать ваше время.

Методы тайм-менеджмента, инструменты и обучение навыкам тайм-менеджмента

Прежде всего, это единственное правило могло бы изменить вашу способность управлять своим временем больше, чем что-либо, вот почему оно первое: Если вы раб своей электронной почты, и особенно если ваш компьютер настроен уведомлять вас о поступлении входящих электронных писем, то я убеждаю вас сделать это простое изменение — оно разительно улучшит ваш контроль над временем. Отключите всплывающее окно или звук, который уведомляет, что вам пришло письмо. Для многих людей это единственное самое большое препятствие для успешного тайм-менеджмента. Установите новую привычку проверять электронную почту в определённое время дня, когда это разумно для вас и для бизнеса — скажем, первый раз, когда вы садитесь за стол или приступаете к работе, второй — перед самым обедом, третий – приблизительно за час до завершения дел. Вы должны решить, когда просматривать электронные письма — этот контроль не должен возлагаться на каждого, кто посылает вам электронные письма (и тем более на распространяющее спам и вирусы сообщество). Если политика вашей организации требует, чтобы вас постоянно прерывали входящие электронные письма, попробуйте предложить пересмотреть эту политику — сегодня неконтролируемые уведомления об электронной почте стали наибольшим очернителем тайм-менеджмента в мире.

Будьте готовы совершить радикальные перемены. Будьте творческими, чтобы найти и внедрить другие пути. Бросайте вызов и подвергайте сомнению ваши собственные привычки, режим и способ защиты своего времени, когда другие пробуют диктовать вам, как его использовать. Принцип Парето (Правило 80:20) — простая и лёгкая отправная точка для того, чтобы оценить, на что вы сейчас тратите своё время, и определить, на что ваше время могло быть потрачено лучше.

В самом деле, подумайте над тем, как вы сейчас проводите своё время. Если не знаете, ведите учёт рабочего времени в течение дня или двух. Вы можете посмотреть и загрузить бесплатный инструмент учёта рабочего времени в разделе бесплатных онлайн-ресурсов на businessballs.com. Записывайте всё, что вы делаете, в течение дня или двух, ещё лучше, если ваши дни разнообразны, вести учёт времени в течение недели. Вы будете поражены. Например, как долго в среднем вы в состоянии работать между перерывами? Многие менеджеры изо всех сил пытаются достичь большего, чем пяти-шести минут. Если речь о вас, вам необходимы перемены.

Бросьте вызов всему, что может оказаться напрасной тратой времени и усилий, особенно привычным задачам, встречам и отчётам, где ответственность унаследована или спущена сверху. Только не предполагайте, что только потому, что «мы всегда делали это так», это всё ещё подходит вам и вообще необходимо. Подумайте, почему вы делаете что-либо, и есть ли лучший способ. Вы можете посмотреть и загрузить бесплатный инструмент оценки тайм-менеджмента в разделе бесплатных онлайн-ресурсов, который поможет вам или другому человеку объективно судить о вашем тайм-менеджменте и его основных проблемах. Этот инструмент также является превосходной подготовкой к обучению или коучингу по тайм-менеджменту.

Рассмотрите ваши действия в условиях ваших краткосрочных и долгосрочных целей и соответственно расположите ваши действия по приоритетам. Главным образом, планируйте в своём дневнике подготовку и творческое интеллектуальное время для долгосрочной работы, потому что она нуждается в этом. Если вы не запланируете подготовку, то никогда не выполните её, и вся работа будет отложена до последней минуты (знакомо?..). Краткосрочные неотложные задачи всегда расходуют всё ваше время, если вы не планируете провести его иначе.

Используйте дневник и график деятельности, чтобы наметить, когда сделать что-либо, опубликовать или показать, и постарайтесь придерживаться этого.

Если в вашей организации к вам предъявляется много требований и запросов от других сотрудников, и вам необходимо изменить их ожидания насчёт вашей пригодности и их требования к вашему времени, вам следует составить еженедельный план, указав ваши запланированные действия и временные интервалы для всего, что вы делаете. Это жизненно важный инструмент, помогающий объяснять и доказывать другим, почему вы должны расставлять приоритеты, и составлять список их требований так, чтобы он удовлетворял вас, не других.

Еженедельный план деятельности — типовой инструмент тайм-менеджмента и шаблон

Пункты здесь — примеры различных действий. Вы можете указать точный хронометраж, если хотите. Нет необходимости точно знать, чем будет заполнен каждый отрезок времени, особенно если вы подчинены непредсказуемым требованиям, как большинство людей; важно наметить время на возникающие дела и на действия, которые, по вашим прогнозам, необходимо сделать в определённое время. Вы будете знать, сколько вам потребуется для этих непредвиденных действий, так планируйте отрезки времени соответственно им.

Планируйте отрезки времени для проверки электронной и письменной корреспонденции, но не беритесь отвечать на каждое сразу же, – об отчаянном критическом положении редко сообщается по электронной почте — главным образом, по телефону, так что подумайте о реалистичных ожиданиях отправителей. Для большинства электронных писем вам будет нужно просто подтвердить получение и указать, когда вы ответите полностью, что может быть запланировано позже, когда это будет удобно вам, в зависимости от уровня важности и срочности. Планируйте отрезки времени для ответных и исходящих телефонных звонков — не делайте их, когда вам просто этого захотелось или когда вам случилось вспомнить об этом. Планируйте и назначайте дела разумно и логически – пытайтесь одним выстрелом убить двух зайцев. Подумайте, как лучше всего использовать обеденные перерывы — и не работать на протяжении каждого из них — вы должны расслабляться и отдыхать время от времени. Как только вы составили свой первый еженедельный план деятельности, легко придерживаться его; многие из временных отрезков повторятся. Вы также заметите и ежемесячные модели. Чем выше ваша роль, тем дальше вперёд вы должны планировать.

Пример расписания тайм-менеджмента «задача / действие»

Используйте простой еженедельный график, чтобы управлять своими запланированными действиями и защищать их. Вы будете управлять своим временем, управляя вашими действиями — что означает придерживаться отрезков времени, на которые вы планируете свои задачи. Тайм-менеджмент, главным образом, зависит от планирования действий в отрезки времени и затем защиты этих действий от помех, или от других людей, или от ваших собственных отвлечений.

Вот бесплатный шаблон тайм-менеджмента по планированию задач, основанный на приведённом выше.

Пробуйте планировать и отстаивать отрезки времени для всего, что вы делаете. Составляйте списки и работайте в соответствии с ними. Больше всего вы эффективны за день до начала своего ежегодного отпуска. Если вы действительно хотите, то можете быть хорошо организованными каждый день. Вы также должны планировать отрезки времени для незапланированных действий — вы можете точно не знать, что будете должны сделать, но если вы будете планировать время для этого, тогда важные дела не будут отброшены, когда возникнет запрос.

Используйте тест: это срочно или важно? Работа может быть ужасно важной, но, возможно, не нуждаться в немедленном выполнении. Сначала избавьтесь от действительно срочных работ и не позволяйте себе отвлекаться на более объёмные работы, которые вы можете выполнить позже.

Следующий матричный инструмент поможет вам управлять своим временем согласно критерию задач «срочно / важно», расставляя приоритеты и планируя. Он основан на матрице управления временем, показанной в «Семи привычках высокоэффективных людей» Стивена Кови, и расширяет её.

Матрица управления временем «срочно / важно»

Суждение относительно того, являются ли действия срочными, важными, или ни тем, ни другим – критично для хорошего тайм-менеджмента. Большинство неопытных людей и людей, которые не хороши ни в управлении временем, ни в управлении их окружением, имеют тенденцию проводить большую часть времени в ячейках 1 и 3.

Плохие тайм-менеджеры имеют тенденцию расставлять по приоритетам задачи (и таким образом своё время), согласно тому, кто кричал позже и громче всех (интересно, что громкость обычно соотносится с руководством, из-за чего большинство людей не решается подвергать сомнению и исследовать реальную важность и безотлагательность задач, полученных от боссов и старших менеджеров). Любое свободное время обычно проводится в ячейке 4, которая включает только бесцельные и непродуктивные действия. Наименьшее количество времени большинство людей проводит в ячейке 2, которая является самой критической областью для успеха, развития и превентивного самоопределения.

Итоговая обзорная матрица (советы о том, как управлять временем и действиями в матрице, ниже)

При условии подтверждения важности и безотлагательности этих задач, их необходимо сделать теперь. Расположите по приоритетам задачи, которые попадают в эту категорию согласно их относительной срочности. Если две или больше задач кажутся одинаково срочными, обсудите и исследуйте фактические требования и крайние сроки с инициаторами задач или с людьми, зависящими от результатов задачи. Помогите инициаторам этих требований переоценить реальную безотлагательность и приоритет этих задач. Эти задачи должны включать действия, которые вы будете предварительно планировать в ячейке 2 и которые перемещаются в ячейку 1, когда наступает время. Если это окажется полезным, вам следует показать ваш план инициаторам задачи, чтобы объяснить, что вы расставляете приоритеты логически, и быть настолько производительными и эффективными, насколько возможно. Если это незапланированный запрос, ищите способы разбить задачу на два этапа, — часто подходящий начальный «удерживающий» ответ или подтверждение, с обязательством решить или закончить её позднее, позволяет вам возобновить другие запланированные задачи.

Эти задачи являются самыми критичными для успеха и все же обычно самыми запущенными. Эти действия включают планирование, стратегическое обдумывание, выбор направления и цели и т.д., всё ключевые моменты для успеха и развития. Вы должны планировать отрезки времени для выполнения этих задач, и в случае необходимости наметить, где вы сделаете их свободными от помех, или же «срочные» дела из секторов 1 и 3 будут в приоритете. Работайте из дома, если ваше обычное место работы не может обеспечить вам тихую обстановку и защиту от помех. Разбейте большие задачи на отдельные логические этапы и планируйте интервалы времени на каждый этап. Используйте инструменты и методы управления проектами. Сообщайте другим людям о ваших запланированных отрезках времени и расписании. Наличие видимого расписания — ключ к тому, чтобы быть в состоянии защитить эти жизненно необходимые отрезки времени.

Жёстко исследуйте эти запросы и помогите их инициаторам — даже вашему боссу и вашим старшим менеджерам — переоценить реальную важность этих задач. Практикуйте и развивайте вашу способность объяснять и доказывать инициаторам задач, почему вы не можете их сделать.

Где только возможно, немедленно отклоняйте и избегайте этих задач, соответственно информируя людей и управляя их ожиданиями и чувствами; объясните, почему вы не можете выполнить эти задачи, и помогите инициаторам найти другой способ достигнуть того, в чем они нуждаются, который мог бы делегировать задачу другому человеку, или переформулировать запрос на более стратегический, с более рациональным решением.

Ищите причины повторения запросов в этой области и стремитесь предотвратить это. Обучайте и тренируйте других, включая клиентов, поставщиков, коллег и руководителей, устанавливать долгосрочные меры, не только быстрые и временные. Чтобы устранить причину существенных повторяющихся запросов в этой области создайте проект, который станет задачей для ячейки 2. Бросьте вызов обычным системам, процессам, процедурам и ожиданиям, напр., «Мы всегда делали это так». Помогите другим управлять их собственным временем и приоритетами, так чтобы они не сваливали свои затруднения на вас. Исследуйте старые установки и допущения, чтобы посмотреть, соответствуют ли они до сих пор реальному положению дел.

Эти действия — не задачи, они — обычные «утешители», которые обеспечивают спасение от усилий дисциплины и проактивности. Они подтверждают те же самые тенденции «поиска комфорта» у других людей; группа или целый отдел, выполняющие множество действий этого сектора 4, создают непродуктивную и неэффективную организационную культуру.

Эти действия не имеют никаких положительных результатов и потому демотивируют. Часто они могут быть связаны со стрессом, так рассмотрите, почему вы делаете их, и если есть более глубокая первопричина, обратитесь к ней.

Лучший метод для прекращения этих действий и для избавления от искушения вернуться к ним вновь — это наличие ясной структуры или перечня задач на каждый день, который вы должны создать в секторе 2.

Другие советы по тайм-менеджменту

Если вы оказались лицом к лицу с кипой бумаг, быстро просмотрите их и составьте список, что необходимо сделать и когда. После этой беритесь за каждую бумагу только раз. Ни при каких обстоятельствах не хватайтесь за работу, выполните часть, затем положите обратно в стопку. Не начинайте много дел в одно время.

Будьте абсолютно тверды, имея дело со временем, предназначенным для встреч, документов, телефонных звонков и посетителей. Когда вы будете придерживаться своего графика времени, вы увидите, сколько времени потрачено впустую. Контролируйте. Если вы станете придерживаться еженедельного расписания, то будете в состоянии управлять временем, отведённым для ваших задач.

Рассмотрите вашу рабочую обстановку, расположение, ИТ-оборудование и т.д и настройте их на эффективность. Наведите порядок в своём рабочем пространстве и держите все документы подшитыми, если только вы не работаете над ними в настоящий момент. Держите стол чистым и системы хорошо организованными, но не будьте одержимы или не тратьте всю неделю, регулируя настройки вашей экранной заставки.

Если у вас есть преемник, передайте ему 25 % вашей ответственности. (См. правила делегирования).
Делегируйте другим столько, сколько возможно (в пределах правил делегирования).
Если вы не можете остановить помехи, тогда идите в другое место, когда вам необходимо поработать в одиночестве. Боритесь за своё право работать, не прерываясь, когда нуждаетесь в этом.

Рассмотрите все постоянные отчёты, которые вы пишете и получаете, на предмет их полезности и сделайте или порекомендуйте замены. Настройте приемлемый шаблон для регулярных еженедельных или ежемесячных отчётов, которые пишете, таким образом, каждый раз вам будет нужно только вставить обновлённые цифры и примечание. Зачем заново изобретать колесо?
Если можете, получите хорошего помощника, секретаря или папу.

Отточите своё умение принимать решения. Если вы не можете решить задачу, тогда определите, как это сделать (напр., проконсультируйтесь, получите больше информации, делегируйте и т.д), но только не оставляйте это так. Помните ‘JFDI’ («Просто, блин, сделай это», см. архив акронимов).

Учитесь говорить «Нет», вежливо и конструктивно. Не готовьте розги для своей собственной спины. Будьте осторожны, принимая делегирование сторонних дел от равных вам по положению. Если вы находите трудным сказать «Нет», для вас будет легче использовать деловые причины при оправдании вашей позиции, напр.: «Я понимаю, что это срочно для вас, но у меня есть другие приоритеты, которыми я должен заняться в первую очередь, для пользы бизнеса, — я предпочитаю согласовать с вами реалистичный дедлайн, чем тот, который я не смогу выполнить». И покажите людям свой график, который оправдывает и доказывает, как вы расставляете приоритеты и управляете вашим временем.

Всегда исследуйте крайние сроки, чтобы установить истинное положение дел, — люди, просящие вас сделать что-либо, будут часто говорить «сейчас», в то время как «позже сегодня» было бы совершенно приемлемым. Обращайтесь к пониманию тайм-менеджмента другого человека: ни для кого не возможно выполнить хорошую работу без возможности планировать и расставлять приоритеты.
Никогда не пытайтесь съесть слона сразу (то есть разбейте очень большие задачи на «удобоваримые» куски). Используйте методы управления проектами для крупных работ.
И, прежде всего, выберите по крайней мере три из вышеупомянутых советов — предпочтительно больше — и внедрите их.

Обучение тайм-менеджменту

Вот некоторые идеи для обучения тайм-менеджменту.

Сосредоточьтесь на практических проблемах. Обучение тайм-менеджменту приносит пользу при практическом подходе. Теория тайм-менеджмента трудно осуществима, потому что проблемы часто вызываются привычкой и окружением, таким образом, обучение должно сконцентрироваться на помощи людям осуществлять необходимые изменения в их рутине, планировании и особенно их ответах другим. Успешный тайм-менеджмент, особенно для работы с клиентами или служб внутреннего надзора, в основном, затрагивает модернизацию окружающей остановки, так же как осуществление изменений в личном планировании и завершении задач.
Используйте инструменты тайм-менеджмента, шаблоны и примеры, приведённые здесь, и экспериментируйте, как лучше всего приспособить их для лучшей выгоды ваших собственных сотрудников.

Работайте с представителями, чтобы определить проблемы, решения и затем согласовать обязательство на осуществление изменений, которые должны быть поддержаны руководителями подразделений. Завершите непосредственным менторством и кураторством (и вовлечением менеджеров, чтобы получить их поддержку).

Особенно хорошие усовершенствования в тайм-менеджменте могут быть достигнуты в маленьких группах из того же самого отдела (максимум 4 обучающихся представителя) — включая коллег из той же самой рабочей команды. Маленькие размеры группы и короткие сессии, до двух часов каждая, позволяют добиться сильного практического фокуса и подхода, основанного на результатах. Двухнедельные сессии обеспечивают продолжение и определение следующих действий и изменений.

Изменение тайм-менеджмента требует времени — постоянное продолжение критично, или всё так и останется теорией. Представителям помогает групповые обсуждения проблем, причин тайм-менеджмента и личных трудностей в осуществлении изменений и контроля, что также позволяет тренеру выносить решения и обучать этому. Определите практические усовершенствования и затем оформите обязательства внести изменения (нет необходимости делать всё это сразу — выносите решения одно за другим; ищите усовершенствования постепенно, а не боритесь за одно большое бескомпромиссное изменение).

Возьмите основы, такие как дневники, стенды с расписанием, место для выполнения больших задач, свободное от помех (напр., дом), лучшее управление и использование систем: мобильных телефонов, электронной почты, Outlook и т.д. — все они могут подорвать управление временем, если станут хозяевами, а не инструментами; ежедневники и обновление ежедневных списков приоритетов, планирование интервалов времени (для проектов и рутинных действий) и соблюдение временных интервалов. Используйте блок-схемы, чтобы установить и запланировать отрезки времени для рутинных задач.

Вовлечение коллег в группу существенно, так как совместное выполнение работы обеспечивает соблюдение временных интервалов, и сокращение помех. Вовлекайте в изменения менеджеров представителей — в их интересах понимать и поддерживать (менеджеры — часто главная причина проблем тайм-менеджмента, потому что они не уважают планирование времени их персонала и защищённые интервалы для проектов или больших задач). Тайм-менеджмент требует, скорее, создания условий для окружающей среды, чем позволения окружающей среде обусловливать работающего.

Обучение тайм-менеджменту работает, когда люди могут исследовать и развивать решения для своих практических проблем — определять проблемы, способствовать решениям, согласовывать обязательство изменять и обеспечивать поддержку (взаимно в пределах команды и от менеджеров).

Источник: http://pronetworking.ru/2016/07/metody-i-sistemy-tajm-menedzhmenta/